BComplete-Büro-Tipp 3: Die Visitenkarte des Unternehmens / „Durch die Einrichtung vom Empfang entstehen Meinungen“



















Design, Funktionalität und Arbeitsplatzgestaltung sind gleichwert
zu behandeln

Erwartungshaltungen von Kunden dürfen nicht negiert werden

Mit der Einrichtung werden immer Zeichen werden immer gesetzt –
bewusst oder unbewusst

„Das Büro ist für jedes Unternehmen eine sichtbare Visitenkarte“,
erklärt Magister Marcus Haas, Geschäftsführer der Office Syncro GmbH,
dem Träger von BComplete, einem internationalen Netzwerk von
Komplettanbietern für Bürolösungen aus einer Hand (www.bcomplete.eu).
„Dabei ist der erste Eindruck immer der Wichtigste und zugleich eine
Chance, alle Gäste von der Professionalität des Unternehmens zu
überzeugen. Der Empfang eines Unternehmens soll guten Hotels
gleichen. Denn Meinungsbildung entsteht in hohem Maße durch die
Einrichtung. Ziel muss es sein, einen, den Unternehmenszielen
adäquaten Empfang zu schaffen, denn jedes Negieren der Regeln führt
zu einem Kompetenzverlust.“

Erwartungshaltungen sind zu berücksichtigen

Design, Funktionalität und Arbeitsplatzgestaltung sind bei der
Planung eines Empfangs immer gleichwertig zu behandeln“, betont
Marcus Haas. Der Empfang repräsentiert die Corporate Identity des
Unternehmens, vermittelt durch das Corporate Design, das die
Außenhülle des Unternehmens darstellt. „Gerade mit dem Corporate
Design werden Werte kommuniziert“, so Haas. Darüber hinaus müsse sich
das Corporate Design vom Mitbewerber abgrenzen, „ohne jedoch die für
ein Marktsegment typischen und von Kunden bereits gelernten
Mechanismen zu vernachlässigen. Auch darf zwischen den Werten eines
Unternehmens und seinem visuellen Auftritt keine Differenz sein.“ Ein
negatives Beispiel ist für Haas z. B. ein Unternehmen das Bioprodukte
erzeugt und bei den Büromöbeln auf eine kalte Ausstrahlung mit Stahl
und Glas setzt: „In einem solchen Fall wird die Erwartungshaltung der
Kunden und Besucher – also der Meinungsbildner – wesentlich gestört.

Der Büroplaner unterstützt beim Setzen der Zeichen

„Wie wir aus der Semiotik gelernt haben, werden immer Zeichen
gesetzt, bewusst oder unbewusst, denn eine Welt ohne Zeichen ist
unvorstellbar“, erläutert Marcus Haas seine Philosophie. „Die Aufgabe
der BComplete Partner besteht darin, ihren Kunden beim strategischen
Setzen der Zeichen zu unterstützen. Hierzu müssen ihm die
fachgerechten Fragen gestellt werden, damit mit den richtigen
Folgerungen das Büro zu einem Erfolgsinstrument gemacht werden kann.
Also was soll mit dem Entree kommuniziert werden – Gediegenheit,
Modernität, Aufgeschlossenheit oder etwas anderes? Ein
Einheitskonzept für eine erfolgreiche Kommunikation via Einrichtung
gibt es nicht. Denn jedes Unternehmen hat individuelle Stärken, die
durch gezielte Maßnahmen unterstützt werden können. Dabei hilft den
BComplete Partnern die große Erfahrung bei ähnlichen Fragestellungen,
die Einbindung in die Region sowie das Know-how von einem
international ausgerichteten Netzwerk.“

Geplante Funktionalität

Der Empfang muss natürlich neben der Ästhetik auch den
funktionalen Kriterien entsprechen. Mithin sind gemeinsam mit dem
Auftraggeber folgende Themenbereiche zu klären: Kann sich sein Kunde
rasch orientieren, oder wird er verwirrt? Gibt es Abstellflächen für
Taschen und Koffer etc. Sind Sitzmöbel notwendig und wenn ja, welche?
Oder ist der Empfang auf eine schnelle Abfertigung der Besucher
ausgelegt? Bei Gestaltung von Arbeitsplätzen sind neben den
rechtlichen Anforderungen gleichfalls die Erkenntnisse der
Arbeitsplatzergonomie einzuplanen. Zu berücksichtigen sind z. B. die
Gestaltung von Telefon- und Computerarbeitsplätzen, die Sitzhöhe für
die Mitarbeiter ferner die Vermeidung von Zugluft und Lärm. Letztlich
sorgt eine vorausblickende Planung vom Empfang für effiziente
Arbeitsabläufe und leistet so einen Beitrag zum Unternehmenserfolg.
Jedes noch so kleine Detail in der Interaktion liefert Aufschlüsse
über die Servicekultur des Unternehmens und damit über das wirkliche
Interesse an den Anliegen des Besuchers“, so Marcus Haas.

Alles aus einem Guss

„Leider besteht in vielen Unternehmen die Auffassung, dass nur der
Eingangsbereich als Träger vom Corporate Identity relevant ist.
Genauso wichtig sind aber auch die anderen Räumlichkeiten, denn ein
Bruch in der Zeichensetzung und damit in der Identität eines
Unternehmens, ist immer negativ“, so Marcus Haas abschließend.

Welche Fragen sollen bei der Gestaltung eines Empfangsbereiches
geklärt werden:

– Wie soll sich das Corporate Design vom Unternehmen
widerspiegeln?
– Was sind die typischen Zeichen für das Marktsegment?
– Gibt es einen Bruch im Corporate Design zwischen Empfang und den
anderen Räumen im Unternehmen?
– Werden die Gäste sofort weitergeleitet, oder werden müssen sie
warten?
– Sollen die Gäste beim Empfang stehen oder sitzen?
– Ist der Empfang ständig besetzt?
– Entspricht der Empfangsbereich den arbeitsrechtlichen
Anforderungen?

Beispiele für Bürodesign bei www.bcomplete.eu

BComplete-Partner gibt es in Deutschland u. a. in Binzen,
Cadolzburg, Eggenfelden, Gründau, Happurg, Kaiserslautern, Karlsruhe,
Minden, München, Offenbach, Rottenburg und Stuttgart.

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